Alumno: Miguel Angel López Mendoza 00924683
Profesor: Dr. Milenko Panich
GUÍA DE NEGOCIACIÓN
Introducción
La realidad nos obliga a negociar, negociar es una de las actividades permanentes e inherentes del ser humano. Negociamos en la familia, en el trabajo, con nuestros amigos y con nuestros enemigos, esposa e incluso con sus clientes, jefes y proveedores. Todo el tiempo estamos negociando resultados deseados, incluso con nosotros mismos, la forma en que nos conducimos, la opciones que elegimos, convenciéndonos de que lo que hacemos es lo que queremos o lo que pensamos correcto, la vida se nos va negociando, así que es mejor pasar por ella sabiendo hacerlo que vivir a obscuras y perdiendo oportunidades, desperdiciando talentos y satisfacciones
En los Negocios no se consigue lo que se merece, se consigue lo que se Negocia.
La Negociación es el juego de la vida.
Los negociadores no nacen… se hacen.
Ser un negociador efectivo y administrador de conflictos comienza por entender los conceptos básicos y las dinámicas de negociación y resolución de conflictos.
¿Por qué y para qué negociamos?
Porque la forma de ganar es negociar. Porque la negociación le permite ir más allá del vencer, le permite convencer, que es más duradero y seguro en el tiempo. Porque el “no” se tiene antes de empezar a negociar y se espera obtener más y defender mejor los intereses mediante la negociación.
La negociación nos permite:
• Satisfacer nuestras necesidades
• Obtener mayores beneficios ya que otros tienen lo que necesitamos
• Construir y mantener un clima de confianza a largo plazo
Importancia de la negociación
• En nuestro trabajo dependemos de docenas de individuos y organizaciones sobre las que no ejercemos control directo por lo tanto “Estamos obligados a negociar”
• La razón por la que las negociaciones son tan importantes, es por la revolución del conocimiento y los cambios que trae para nuestras organizaciones y en la forma de relacionarnos.
• A medida que las organizaciones se transforman de pirámides jerárquicas verticales a redes horizontales, hay una revolución en la forma de tomar decisiones. Desde dar órdenes de arriba hacia abajo o a negociar horizontalmente.
¿Qué es una Negociación?
Ya he explicado porqué no podemos dejar de negociar, ya también expliqué porqué es más importante saber negociar, y sobre todo para qué negociamos, pero a todo esto la pregunta clave es ¿Qué es negociar? ¿Qué es una negociación?
La negociación es el proceso principal para tomar decisiones en los negocios, en lo personal, en la política, etc. Es un ejercicio de influencia, tratar de cambiar la forma de pensar del otro.
Negociación es un proceso de solución de conflictos entre dos o más partes, con el objetivo de llegar a un compromiso o acuerdo que sea aceptable para todos y que satisface los intereses mutuos.
Existen diferentes niveles o tipos de negociación:
• Negociación Interpersonal: Entre 2 o más personas
• Negociación Intra – organizacional: Dentro de una organización
• Negociación Inter – organizacional: Entre 2 o más organizaciones
• Negociación Internacional: Entre países
– Bilateral, 2 países
– Multilateral, más de 2 países
¿Cuándo se debe Negociar?
Cuando existen conflictos o cuando se quiere negociar y buscar soluciones de problemas para satisfacer necesidades en base de colaboración y con apertura
Cuando negociemos debemos tener claras las condiciones de satisfacción de la misma, se aconsejan los siguientes puntos a considerar para cumplir con una negociación satisfactoria:
· Tenga expectativas altas
· Cree confianza
· Escuche
· Solucione problema
· Sea persistente
· Aprenda de la experiencia
El éxito en una Negociación se obtiene sólo cuando las necesidades (intereses) de ambas partes se toman en cuenta dentro de la negociación - Negociadores satisfechos -
En una negociación con éxito todos son “triunfadores” En la negociación esperamos un proceso de “dar y recibir” “ceder y conceder” Las partes negocian por decisión propia, pueden obtener un mejor acuerdo al negociar que sólo aceptar lo que la otra parte voluntariamente les concede o permite – mejorar nuestro resultado
Para lograr una negociación exitosa es importante que el negociador que la efectué cuente con las “Habilidades de Buen Negociador”
• La capacidad para identificar intereses, reconocer diferencias, manejar controversias, inventar opciones, crear ideas nuevas y construir acuerdos es una habilidad necesaria que debe poseer un buen negociador.
• Habilidad mas importante de un negociador es la habilidad de ver las cosas como el otro las ve.
• Escuchar
• Apertura
• Confianza
• Colaboración
• Flexibilidad
• Respeto
• Añadir valor
• Claridad de ideas
• Empatía
• Asertividad
• Creatividad
• Inventar opciones
• Generar alternativas
• Pensamiento sistemático
Negociación Estratégica
A nivel estratégico significa establecer acuerdos con personas, equipos, áreas u organizaciones con el fin de obtener una ventaja competitiva.
Dentro de las negociaciones existen perfiles de los actores que típicamente son dos:
- Negociador duro, su enfoque es la victoria y no hacer concesiones
- Negociador suave, su enfoque es el acuerdo y evitar la confrontación
Sin embargo no debemos caer en ninguno de los dos, sino más bien una mezcla de ambos, es decir, ser duros con el problema y suaves con la contraparte, no fijarse en posturas sino en intereses mutuos, inventar opciones, ser creativo en ideas, es muy importante tener un criterio objetivo de evaluación y ser colaborativos con la contraparte. Hay que tener siempre en mente el BATNA Best Alternative for Negotiated Agreement, es decir, qué otra alternativa tengo si no puedo llegar al resultado deseado en la negociación.
Durante la negociación existen 4 etapas por la s cuales se atraviesa:
Son 4 etapas básicas:
1. Prenegociación o preparación
2. Negociación formal
3. Firma de convenio - Contratación
4. Ejecución del contrato
- Seguimiento
Preparación
Durante esta etapa lo que se busca lograr o la meta de esta es:
Identificar, conocer y fijar los problemas que permitirán al negociador obtener una ventaja de cualquier cambio en la negociación.
Es de suma importancia no olvidarse de revisar los siguientes puntos:
• La Investigación sobre contraparte
• Análisis de la información
• Tomar decisiones sobre posibles alternativas y efectos de la negociación
Inteligencia de Negocios - Business Intelligence
• Conocer información sobre la gente y la empresa con la que va a negociar (Actual y pasada)
• Cómo piensa su oponente, sus métodos de operar y sus enfoques psicológicos
• Definir estrategias y tácticas
• Elaborar una BATNA / MAPAN
• Mejor alternativa para un acuerdo negociado
• ¿Qué otra alternativa puedo tener si no llego a un acuerdo?
Para realizar esta investigación acerca de nuestra contraparte se debe obtener información fiable y de calidad, existen fuentes muy importantes que no debemos dejar de revisar:
• Presupuestos y planes financieros
• Publicaciones e informes
• Entrevistas de funcionarios
• Internet
• Banco de datos computarizado
• Historiales de compañías
• Informes anuales
• Medios de comunicación
Estrategias y Tácticas de Negociación
La Estrategia es el plan de acción que vamos a seguir para alcanzar los objetivos.
Existen 8 estrategias recomendables para negociar positivamente con un cliente difícil
- Aumentar las variables y conocer cuál es la salida más fácil. El proceso no es el único factor flexible. Hay que considerar todos los aspectos de la operación: investigación y desarrollo, especificaciones, arreglos para entrega y pago. Cuantas más opciones estén a nuestro alcance, mayores serán nuestras probabilidades de éxito.
- Cuando nos ataquen, escuchamos. A los clientes agresivos hay que mantener hablando y de ese modo aprendemos cosas valiosas acerca de su negocio y de sus necesidades.
- Para reducir la frustración y asegurar a los clientes que se escucha lo que está diciendo conviene hacer pausas recuentes para resumir el progreso realizado
- Hay que insistir en las necesidades de nuestra empresa. Un exceso de empatía por el cliente puede reducir la importancia de la resolución de problemas y originar concesiones.
- Hay que tratar de lograr que el cliente se comprometa con el resultado de la negociación global
- Hay que dejarlas cuestiones más arduas para el final
- Conviene empezar alto, conceder lentamente, mantener altas las expectativas y recordar que cada concesión tiene un valor diferente para el comprador y para el vendedor
- No hay que ceder ante el chantaje emocional. Si los clientes pierden los estribos, no debemos perder los nuestros. Hay que retirarse, posponer, eludir, esquivar, escuchar. Como ultimo resorte, hay que declarar que el ataque es inaceptable, pero siempre debe rehuirse la lucha.
Las Tácticas son los elementos individuales del plan estratégico que nos permiten aplicar la estrategia. Para la táctica es importante tomar en cuenta los siguientes puntos:
• ¿Qué quiero?
• ¿Qué quiere mi contraparte?
• ¿Qué estilo de negociación voy a utilizar?
• ¿Cuáles son mis asuntos negociables?
• ¿Qué prioridad les asigno?
• ¿Cual son mis niveles de objetivos?
• ¿Cuáles son mis opciones creativas más importantes?
• ¿Qué criterio/s objetivo/s pueden ayudar a resolver conflictos?
• Definir y analizar la matriz de posibles escenarios
• ¿Cuál es mi MAPAN? ¿Y el suyo?
Para la negociación se debe realizar la Asignación de equipo negociador, deben acudir los más capaces y preparados, así como los que se acoplen mejor como equipo. Cabe señalar que el negociador o negociadores deben tener poder adecuado para tomar decisiones, se deben asignar roles dentro del equipo con el fin de generar sinergia en el momento de la negociación.
El director o jefe del equipo:
– Es el que habla y lleva el trato directo con la otra parte.
El sintetizador:
– Es el que formula las preguntas, aclara lo que se pide, resume las generalidades, clarifica propuestas y busca ganar tiempo a favor del director o jefe.
El observador:
– Es el que escucha, registra señales, capta y lee el ambiente de la negociación.
Negociación formal
La sede de la junta puede ser en:
• Su oficina - su territorio doméstico
• Terreno propio de su contraparte
• Territorio neutral
Cada opción tiene sus ventajas y desventajas. Durante la negociación debemos tener perfectamente establecidos:
1. Limites de negociaciones, es decir, el punto más favorable y el de ruptura
2. La (s) oferta (s). Sobre todo la inicial y contrapropuestas
3. Determinar la estrategia, tácticas y las técnicas a seguir.
4. Establecer las responsabilidades del equipo negociador.
Esta etapa en sí consta de a su vez de 4 diferentes fases:
• Fase inicial
o 1. Bienvenida por parte del anfitrión.
o 2. Presentar al equipo negociador.
o 3. Leer la orden del día o agenda. Se fija el
o tiempo disponible.
o 4. Se hace la consideración de la oferta
o inicial.
• Fase de exploración, descubrir los deseos de la contraparte
o Su intereses
o Su fuerza
o Sus tácticas
o Sus estrategias
• Fase de discusión
o Objetivo principal de la fase de discusión es:
obtener e interpretar la información, utilizarla para generar nuevas opciones y entonces implementarla
o Escuchar, observar y verificar son principales métodos en la obtención de información
o La discusión requiere:
o creatividad para mantener y controlar el impulso inicial de cerrar la distancia entre las partes de la negociación.
o enfocarse en intereses, no en posiciones.
o generar una serie de opciones.
o Es conveniente ver la discusión como una oportunidad para resolver el conflicto, más que como un obstáculo.
o Es el momento en que entran en juego las tácticas, estrategias y alternativas creativas.
o
o La capacidad de presentar alternativas creativas parece uno de los conceptos básicos del éxito en la negociación, que permite un acuerdo mutuo en que todas las partes pueden ser ganadoras.
o Se deben de guardar las principales concesiones para el final de la discusión.
Se recomienda ser “suaves” con las personas, la forma clave es ponerse en los zapatos del otro, escuchar y pedir más informaciones, escuchar es la clave, los negociadores más exitosos escuchan más de lo que hablan, parte de ponerse en el lugar del otro es entender su cultura ya que la cultura es un lenguaje, un sistema de comunicación. Si quiere negociar eficientemente, pónganse en el lugar del otro. Pero sin dejar de ser duros con el problema, usted debe concéntrese en los intereses y no en las posiciones, duro con el problema no es ser duro en su posición, sostener una posición rígida, sostener sus intereses y no su posición puesto que las posiciones son demandas, dinero, números, calidad. Más allá de las posiciones son intereses, lo que le importa al otro, sus necesidades, deseos, aspiraciones, miedos. La razón por la que son tan importantes los intereses, es que se pueda sacar ventaja de la mejor oportunidad que tiene como negociante, inventar opciones del juego mutuo. Los buenos negociantes “amplían la torta” es decir generan opciones creativas y luego la dividen, muchas veces la gente sólo se concentra en su posición, no inventa, la respuesta es: tratar de decidir intereses opuestos en un criterio objetivo, juicio científico, reciprocidad, igual trato, factores determinantes, formas justas de dividir la torta. El criterio objetivo es: ninguno debe ceder, ambos difieren en lo que es justo.
Sin embargo para poder generar opciones de manera creativa debe obtener información de su contraparte durante la discusión, esto se logra realizando preguntas, esto para conocer las necesidades de su oponente, ¿qué está pensando o qué va a ser, qué desea o espera de la negociación, qué le gustaría conseguir?, tiene usted que hacer preguntas para obtener informaciones necesarias, la utilización de preguntas es una poderosa herramienta de negociación, no se debe perder de vista que las preguntas son medios para conocer necesidades. Generalmente llevan consigo tres decisiones: qué cuestiones preguntar, cómo hacerlo y cuándo preguntar. Antes de formular las preguntas hay que preparar el terreno. Esto es, tener bien claro que se busca con cada pregunta realzada, porque las preguntas tienen sus propósitos, sus intenciones como provocar atención ¿Cómo está usted? conseguir información ¿Cuánto es? o proporcionar información ¿Sabía que podía manejar esto? u originar pensamiento ¿Qué sugeriría sobre esto? incluso inducir a una conclusión ¿No es hora de actuar?
Finalmente durante esta tercera etapa debemos estar aleta a las señales, la señal es una comunicación verbal o no verbal, es conveniente estar atento a los gestos, los movimientos y las actitudes de la contraparte.
• Fase de acuerdo
o Haga un receso antes de cerrar el trato y analizar las concesiones de cada parte.
o
o Redacte el acuerdo muy claro y fírmenlo para darle validez jurídica.
o
o Todo acuerdo debe hacerse por escrito, señalando el compromiso de ambas partes.
Para el cierre de una negociación se sugiere:
Finalice la reunión agradeciendo esfuerzos, cooperación, apertura y las ideas que permitieron terminar con éxito la negociación.
Seguimiento
Después de la negociación es recomendable establecer un mecanismo de seguimiento para verificar el cumplimiento de los términos acordados por escrito, con el fin de:
• Definir las responsabilidades de cada parte, mencionando los nombres.
• Evaluar y analizar lo sucedido.
• Reconocer cuáles estrategias y tácticas dieron resultado y cuáles no.
Es importante hacer una revisión de la negociación para verificar que se ejecute el acuerdo (Seguimiento) y evalúe el proceso y acuerdo, con base en esta revisión se deben desarrollar nuevas habilidades
Negociación con Europa Central y del Este.
Cuando es necesario negocias con cultura o países diferentes a los nuestros es muy importante conocer acerca de este otro país, esto ayudara al desenlace de una exitosa negociación y colabora de manera directa con la conclusión satisfactoria y con el alcance de los objetivos de la organización fijados previamente, así como para establecer relaciones que a mediano o largo plazo.
Cuando tratamos de establecer relaciones, el primer paso es conocer a nuestra contraparte, su entorno cultural y costumbres, algunos aspectos que se deben tomar en cuenta con esta parte de Europa central y del este con la que se quiere entrar en negociaciones son que este pueblo:
• Generalmente, establecen buenas relaciones personales, , inicialmente, lo único importante es la amistad
• Se orientan a compromisos de largo plazo
• Negocian cara a cara, no llamadas ni faxes o emails
• Y procuran ganancias mutuas, “ganar – ganar” es importante
• Se invierte tiempo para conocer contraparte con acciones como enseñar o conocer producción e instalaciones locales
• Negociación termina con la comida o cena
• Sin embargo es recomendable que usted se apoye con consultores locales
• Sea paciente con el tema del tiempo, negociaciones largas
• Enfatice en la exclusividad, les gustan los arreglos únicos, sólo negocian con un proveedor a la vez
• Si se quiere hacer negocios con ellos hay tener buena preparación
• Formal
• Puntualidad
• Dirigirse a la persona con mayor jerarquía de la otra organización
Por ultimo y como resumen de este trabajo se resume de manera general lo antes dicho en 7 principios para obtener negociaciones exitosas, que están englobadas en tres aspectos fundamentales, que son: atención con las con la gente, movimiento al problema y a las soluciones, y la tercera parte es construir propuestas.
- Los buenos negociadores no reaccionan ante el problema, sino toman perspectiva y se concentran en lo q quieren conseguir, aprender es básico aprender en una negociación. Subir al balcón para tener perspectiva
- Ponerse en los zapatos de la contraparte, pensar como la contra parte para entender su visión. Escuchar es clave, obtener más información de la contraparte
- Concentrarse en los intereses y no en las posiciones, distinguir entre intereses y posiciones, ejemplo de la naranja: cáscara y fruta, ampliar la torta, preguntar el porqué de la posición q se tiene. Separar el proceso de toma de decisiones al de creación de opciones.
- Inventar opciones de mutuo beneficio, como manejar las diferencias, no negociar con poder ni ego, esto solo genera venganza
- Criterio objetivo, resolver con estándares objetivos, justa negociación genera buenas relaciones y resultados
- Tener una buena alternativa, sino logra la negociación, la mejor segunda opción
- Tender construir un puente atractivo hacia la dirección q desea q vaya la competencia
No debemos olvidar que la ética debe estar presente en cada una de las acciones, decisiones y propuestas que se realicen. A demás en la negociación, valorar la reputación y trato justo a nuestras contrapartes y recordar siempre que la ética es el activo más importante con el que cuenta un negociador
Finalmente convertirse en un negociador reflexivo. Aplicando los 7 principios aprendiendo siempre para mejorar pues hay que tener presente que “El futuro pertenece a los que siguen aprendiendo. Los que dejan de hacerlo, solo sirven para vivir en el pasado, que además nunca volverá.”
Dr. Milenko Panich
